Guía de usuario · Roll Manager

🛡️ Roll Manager

Sistema de gestión de turnos rotativos, asistencia e informes para equipos de seguridad.

https://roll-manager.ezekl.com
🎯

¿Qué es Roll Manager y para qué sirve?

Alcance y finalidad del sistema

Roll Manager es una aplicación web diseñada para gestionar el personal de seguridad de An Allied Universal Company. Resuelve tres problemas concretos del día a día:

📅 Problema 1 — Turnos
¿Quién trabaja esta semana y en qué turno?
El sistema calcula automáticamente la rotación semanal de cada colaborador. Ya no hay que hacerlo a mano.
✅ Problema 2 — Asistencia
¿Quién llegó, quién faltó, quién tiene permiso?
Registro digital diario por colaborador. Queda guardado y es consultable en cualquier momento.
📄 Problema 3 — Informes
¿Cómo genero el informe diario formal?
El admin escribe el borrador, la IA lo formaliza, y se exporta a PDF para compartir por WhatsApp.

¿A quién está dirigido? A coordinadores y administradores de seguridad que manejan grupos de oficiales con turnos rotativos de 8 horas.

📱
La app está optimizada para usarse desde el navegador del celular. No se instala nada — solo abres el link y ya.
👤

Roles y accesos

Quién puede hacer qué en el sistema

🔴 Administrador admin

  • Crear y editar grupos
  • Crear y editar colaboradores (todos los campos)
  • Ver el roll semanal de cualquier grupo
  • Registrar asistencia diaria
  • Crear y editar informes
  • Formalizar informes con IA y exportar PDF
  • Gestionar usuarios del sistema (cuentas y roles)
  • Acceso total sin restricciones

🔵 Coordinador coordinador

  • Ver la Vista de Hoy (todos los grupos)
  • Registrar y consultar asistencia
  • Consultar el roll semanal de cualquier grupo
  • Marcar excepciones de la semana
  • No puede crear ni modificar colaboradores ni grupos
  • No puede gestionar usuarios ni exportar informes

🟢 Oficial oficial

  • Solo puede ver su propio turno actual y próximo
  • No accede a otros colaboradores ni informes
  • Vista simplificada y de solo lectura
  • No puede registrar asistencia
⚠️
Primer acceso: El admin inicial se crea con la cuenta admin@rollmanager.com. Desde el panel de Usuarios puedes crear nuevas cuentas para coordinadores y oficiales. Crea los usuarios solo después de tener los colaboradores y grupos listos.
ℹ️
La cuenta de un oficial no se conecta automáticamente a su nombre de colaborador. Son entidades separadas. El oficial simplemente inicia sesión y ve el turno calculado según el grupo al que pertenece.
💡

Conceptos clave

Sin esto, la configuración no va a tener sentido

Los 3 turnos (fijos, nunca cambian)

T1 · Mañana
06:00 – 14:00
8 horas diurnas
T2 · Tarde
14:00 – 22:00
8 horas vespertinas
T3 · Noche
22:00 – 06:00
8 horas nocturnas

Rotación semanal

Cada semana (empezando el lunes), el turno de cada grupo avanza en este ciclo:

T3 · Noche
→
T2 · Tarde
→
T1 · Mañana
→
T3 · Noche
→
…
ℹ️
El sistema calcula automáticamente en qué turno está cada grupo cada semana, usando la fecha de inicio de rotación que configuraste al crear el grupo. Tú no tienes que calcular nada.

¿Qué es un "Grupo"?

Un grupo es un conjunto de colaboradores que rotan juntos. Todos los del mismo grupo siempre están en el mismo turno la misma semana. Cada grupo tiene su propio punto de inicio en el ciclo de rotación (su fecha de inicio).

Ejemplo: el Grupo A puede estar en T1 esta semana mientras el Grupo B está en T3. Son independientes.

Modalidades de colaborador — muy importante

ModalidadNombre¿Qué hace?Turnos en que trabajaCiclo propio
FULLTurno mixtoRota en los 3 turnos junto con su grupoT1 + T2 + T321 días (3 semanas)
MTTurno dobleRota solo entre Mañana y Tarde. Cuando el grupo va a Noche, él se queda en Tarde.T1 + T2 (nunca T3)14 días (2 semanas)
FIJO T1Fijo mañanaSiempre trabaja de 06:00 a 14:00, sin importar el turno del grupoSolo T1Sin ciclo
FIJO T2Fijo tardeSiempre trabaja de 14:00 a 22:00, sin importar el turno del grupoSolo T2Sin ciclo
MT_ALTERNOAlterno M/TAlterna T1 y T2 en bloques de 2 días, con un ciclo propio de 2 semanas. Miércoles siempre libre. Nunca trabaja T3.T1 + T2 (nunca T3)14 días (A/B independiente del grupo)
⚠️
Si configuras mal la modalidad de un colaborador, el sistema mostrará el turno equivocado. Asegúrate de saber qué modalidad tiene cada oficial antes de crearlo.

Modalidad MT_ALTERNO — detalle completo

Esta modalidad es la más especial del sistema. El colaborador alterna entre Mañana y Tarde en bloques de 2 días, con un ciclo personal de 2 semanas (Semana A y Semana B). El miércoles siempre es libre.

🔄
El ciclo de este colaborador es independiente del grupo al que pertenece. Se basa en su propia fechaInicioPersonal (un lunes de referencia donde comenzó Semana A).

Patrón semanal (Semana A y Semana B):

SemanaLunMarMiéJueVieSábDom
A parTTLibreMMTT
B imparMMLibreTTMM

M = Mañana (T1 · 06:00–14:00) · T = Tarde (T2 · 14:00–22:00) · Libre = día libre fijo

¿Cómo saber qué semana corresponde hoy?

El sistema cuenta cuántas semanas han pasado desde la fechaInicioPersonal (lunes de Semana A). Si el número de semanas transcurridas es par → Semana A, si es impar → Semana B.

⚠️
¿Cómo configurar fechaInicioPersonal?
Debe ser un lunes donde el colaborador estuvo en Semana A (lunes de Tarde).

Ejemplo práctico (sábado 30 may 2026):
— Si el colaborador trabaja hoy de Tarde (T2), sábado es Semana A → el lunes de esa semana es 26 may 2026. Pon fechaInicioPersonal = lunes 26 may 2026.
— Si el colaborador trabaja hoy de Mañana (T1), sábado es Semana B → la Semana A anterior comenzó el lunes 19 may 2026. Pon fechaInicioPersonal = lunes 19 may 2026.

Días libres configurables

Los días libres no son fijos por modalidad (excepto el miércoles de MT_ALTERNO). El coordinador elige manualmente el día libre de cada colaborador al crearlo o editarlo.

CampoPara qué sirve¿Quién lo tiene?
diaLibreDía libre principal del colaborador (Lunes–Domingo o "Sin día libre")Todos los colaboradores activos
diaLibreExtraSegundo día libre opcional — p. ej. colaboradores FULL en T3 que liberan Viernes + SábadoOpcional — solo si tiene 2 días libres
✅
Cuando un colaborador tiene configurado su día libre, ese día no aparece en la Vista de Asistencia — el sistema lo salta automáticamente para no registrarlo como ausente.
ℹ️
Para colaboradores MT_ALTERNO, el miércoles es libre estructuralmente por el patrón A/B. No necesitas configurarlo en diaLibre, el sistema ya lo sabe. Puedes usar diaLibre para un día libre adicional si lo tiene.

Excepciones de la semana

Cuando un colaborador no va a trabajar una semana completa (vacaciones, permiso, ausencia), se registra como excepción. Aparecerá en la Vista de Hoy con su nombre tachado para que sepas que no está disponible.

TipoCuándo usarla
VacacionesEl colaborador está en sus días de descanso programados
PermisoTiene autorización para ausentarse (permiso con goce, cita médica, etc.)
AusenciaNo se presentó sin justificación previa
🔢

Orden correcto de configuración

Sigue estos pasos exactamente en este orden la primera vez

🚫
No saltes pasos. Si creas colaboradores antes de tener grupos, no podrás asignarlos correctamente. Si creas usuarios del sistema antes de tener colaboradores, la Vista de Hoy quedará vacía y confundirá a los oficiales.
  1. Crear los Grupos de rotación
    Ve a Grupos en el menú. Crea un grupo por cada equipo que rota independientemente.

    Datos que necesitas por cada grupo:
    • Nombre del grupo — p. ej. “Grupo A”, “Grupo Norte”
    • Turno inicial — en qué turno estaba ese grupo en la semana de inicio (T1, T2 o T3)
    • Fecha de inicio de rotación — cualquier lunes donde sepas con certeza en qué turno estaba el grupo ese día
    ⚠️
    La fecha de inicio de rotación es el dato más crítico del sistema. Si la pones mal, todos los turnos de ese grupo estarán mal calculados. Verifica con los registros históricos o con el coordinador antes de ingresarla.
  2. Crear los Colaboradores
    Ve a Colaboradores en el menú. Crea uno por cada oficial activo.

    Datos que necesitas por cada colaborador:
    • Nombre completo
    • Puesto — cargo o posición (p. ej. “Oficial de seguridad”, “Supervisor”)
    • Grupo al que pertenece — el que creaste en el Paso 1
    • Modalidad — FULL / MT / FIJO T1 / FIJO T2 / MT_ALTERNO (ver tabla arriba)
    • Día libre — elige el día de descanso semanal (o “Sin día libre”)
    • Día libre extra — opcional, si tiene 2 días libres (p. ej. FULL que libra Vie + Sáb)
    • Fecha de inicio personal — solo para MT_ALTERNO: el lunes donde comenzó Semana A para este colaborador
    ℹ️
    Si la modalidad es MT_ALTERNO, el campo fechaInicioPersonal se vuelve visible y obligatorio. Consulta la sección MT_ALTERNO para saber qué fecha ingresar.
  3. Verificar la Vista de Hoy
    Cuando termines de crear grupos y colaboradores, ve a la pantalla Hoy (es la primera que aparece al entrar como admin).

    Deberías ver los nombres distribuidos en las tarjetas de turno (Mañana / Tarde / Noche).

    ¿Qué verificar?
    • ¿Aparecen todos los colaboradores activos?
    • ¿Están en el turno correcto para hoy?
    • ¿Los MT/MT_ALTERNO no aparecen en Noche?
    • ¿Los FIJO están siempre en su turno fijo?
    • ¿El colaborador MT_ALTERNO está en el turno correcto para el día de hoy?
    Si algo está mal, regresa al Paso 1 y corrige la fecha de inicio del grupo afectado (o la fechaInicioPersonal del colaborador MT_ALTERNO).
  4. Crear los usuarios del sistema
    Ve a Usuarios en el menú. Crea una cuenta por cada persona que necesite acceder al sistema.

    Tipos de cuenta:
    • admin — Para el administrador principal. Tiene control total.
    • coordinador — Para quien supervisa y registra asistencia pero no administra.
    • oficial — Para cada oficial que quiere ver su propio turno desde su celular.
    ℹ️
    El correo y contraseña que ingresas aquí son los que cada persona usa para iniciar sesión en https://roll-manager.ezekl.com/login.
  5. El sistema ya está listo para uso diario
    A partir de aquí no necesitas reconfigurar nada salvo que:
    • Se integre un colaborador nuevo → agrégalo en Colaboradores
    • Un colaborador se inactiva → márcalo como inactivo en Colaboradores (no lo borres)
    • Se crea un nuevo grupo → agrégalo en Grupos
    Los turnos se calculan automáticamente cada semana. No tienes que hacer nada los lunes.
📆

Uso diario del sistema

Lo que hay que hacer cada día

Rutina del administrador/coordinador cada día:

  1. Ver la Vista de Hoy
    Entra a la app → pantalla Hoy. Verás inmediatamente quién está en cada turno hoy.
    T1 Mañana T2 Tarde T3 Noche Libres

    Si algún colaborador tiene excepción activa esa semana, su nombre aparece tachado. Si tiene día libre hoy, aparece en la sección “Libres”.
  2. Registrar asistencia (sección Asistencia)
    Ve a Asistencia. El sistema muestra automáticamente los colaboradores del día con su turno.

    Por cada colaborador marca su estado:
    • Presente — llegó y está trabajando
    • Ausente — no se presentó
    • Permiso — tiene autorización de ausencia
    Los colaboradores que tienen día libre configurado para hoy no aparecen en la lista de asistencia.
  3. Marcar excepciones de la semana (si aplica)
    Si esta semana un colaborador tiene vacaciones o permiso, ve a Roll, selecciona el grupo y la semana, y marca la excepción al lado de su nombre.

    Esto hará que aparezca tachado en la Vista de Hoy durante toda esa semana.
  4. Generar el informe diario (si se requiere)
    Ve a Informes.

    Para crear un informe nuevo:
    1. Clic en “+ Nuevo informe”
    2. Escribe el borrador con las novedades del día (en lenguaje normal)
    3. Clic en “✦ Formalizar con IA” → la IA reescribe el texto en tono oficial e institucional
    4. Revisa y edita el resultado si algo no quedó bien
    5. Clic en “↓ Exportar PDF” → se descarga el archivo
    6. Abre WhatsApp y comparte el PDF manualmente con quien corresponda

¿Cuándo usar la sección “Roll”?

La sección Roll permite ver el horario completo de un grupo para cualquier semana (pasada o futura). También es donde se gestionan las excepciones por colaborador.

Cuándo entrar al RollPara qué
Un colaborador va a tomar vacacionesMarcar excepción “Vacaciones” para esa semana
Necesitas saber qué turno tendrá X grupo en 3 semanasSeleccionar el grupo y la semana futura
Quieres revisar el historial de un grupoSeleccionar el grupo y una semana pasada
👁️

Vista del oficial

Qué ve cada rol cuando inicia sesión

Cuando un oficial inicia sesión, ve una vista simplificada con su propio turno únicamente.

Para FULL / MT / FIJO
Tu turno esta semana
El oficial ve el turno asignado para toda la semana en curso y la próxima semana.
Para MT_ALTERNO
Tu turno día por día
Dado que el turno cambia por día (Lun/Mar = T, Jue/Vie = M, etc.), el oficial ve el turno de cada día individualmente.
ℹ️
El oficial no puede ver a otros colaboradores ni registrar asistencia. Su vista es de solo lectura y solo muestra su turno.

Si un oficial ve el turno equivocado, el problema casi siempre está en la fecha de inicio del grupo o en la modalidad del colaborador. El admin puede corregirlo desde Colaboradores.
⚠️
Si un oficial puede ver a otros colaboradores o tiene acceso a informes/asistencia, significa que se le asignó el rol admin o coordinador por error. Corrígelo en Usuarios.
🚨

Errores comunes y cómo evitarlos

Lee esto antes de empezar a configurar

ErrorPor qué pasaCómo evitarlo
Los turnos de todos están malLa fecha de inicio de rotación del grupo está mal configuradaAntes de crear el grupo, confirma con un registro histórico en qué turno estaba ese grupo en un lunes específico
Un colaborador MT aparece en NocheSe creó con modalidad FULL en vez de MTAl crear/editar el colaborador, seleccionar correctamente la modalidad
Un FIJO aparece en el turno del grupoSe creó con modalidad FULL en vez de FIJO T1/T2Verificar la modalidad al crear el colaborador
El colaborador MT_ALTERNO está en el turno equivocadoLa fechaInicioPersonal está mal configuradaVerificar en qué turno estaba hoy y calcular el lunes de Semana A correcto (ver sección MT_ALTERNO arriba)
El MT_ALTERNO aparece trabajando el miércolesPuede ser un error de visualización o fecha mal configuradaEl miércoles siempre debe ser LIBRE para MT_ALTERNO; revisar fechaInicioPersonal
Un colaborador aparece en asistencia en su día libreEl campo diaLibre no fue configuradoEditar el colaborador y asignarle el día libre correspondiente
La Vista de Hoy está vacíaNo hay grupos o colaboradores activos, o la fecha de inicio es muy futuraVerificar que haya al menos un grupo y un colaborador activos, y que la fecha de inicio ya haya pasado
Un colaborador no aparece en la Vista de HoyEstá marcado como inactivo, o tiene una excepción para esta semana, o hoy es su día libreRevisar en Colaboradores que esté activo; revisar en Roll que no tenga excepción
El informe no se formaliza con IAEl borrador está vacío, o hay un problema temporal de conexiónEscribir al menos 2–3 líneas antes de presionar “Formalizar”. Intentar de nuevo si falla
Un oficial ve los turnos de otrosSe le asignó el rol admin o coordinador por errorRevisar en Usuarios y cambiar el rol a oficial

Regla de oro para no romper los turnos:

✅
Siempre verifica la Vista de Hoy después de cualquier cambio.
Si los turnos se ven correctos ahí, el sistema está bien configurado. Si algo se ve raro, el problema casi siempre está en la fecha de inicio del grupo o en la modalidad/fechaInicioPersonal del colaborador.

Resumen visual del orden correcto:

1. Grupos
→
2. Colaboradores
→
3. Verificar Vista Hoy
→
4. Usuarios/Cuentas
→
5. Uso diario
❓

Preguntas frecuentes

Dudas comunes con respuesta directa

¿Tengo que hacer algo cada lunes para que los turnos cambien?
No. El sistema calcula los turnos automáticamente. Los lunes, al abrir la Vista de Hoy, ya verás los turnos nuevos sin ninguna acción de tu parte.
¿Cómo sé qué fechaInicioPersonal poner para un colaborador MT_ALTERNO?
Necesitas saber en qué turno está el colaborador hoy.

— Si hoy trabaja de Tarde (T), estás en Semana A. Busca el lunes más reciente y ponlo como fechaInicioPersonal.
— Si hoy trabaja de Mañana (M), estás en Semana B. Busca el lunes anterior a esa semana (la Semana A previa) y ponlo.

Recuerda: la fecha siempre debe ser un lunes.
¿Puedo tener colaboradores de diferentes grupos en la misma Vista de Hoy?
Sí. La Vista de Hoy muestra a todos los colaboradores activos de todos los grupos agrupados por turno. Los grupos solo afectan cómo se calcula qué turno les corresponde, pero la vista es unificada.
¿Qué pasa si un colaborador MT_ALTERNO tiene vacaciones esta semana?
Igual que cualquier otro: ve a Roll, selecciona el grupo y la semana, y marca la excepción “Vacaciones” para ese colaborador. Aparecerá tachado en la Vista de Hoy durante esa semana.
¿El informe generado por IA se guarda automáticamente?
Sí. El borrador y el texto formalizado quedan guardados en el sistema. Puedes acceder a informes anteriores desde la sección Informes. El PDF se genera al exportar y debes guardarlo manualmente en tu dispositivo.
¿Puedo editar un colaborador después de crearlo?
Sí. Ve a Colaboradores, encuentra al colaborador y edítalo. Puedes cambiar su modalidad, día libre, grupo, o fechaInicioPersonal. Los cambios se reflejan inmediatamente en la Vista de Hoy.
¿Qué hago si necesito agregar un nuevo grupo a mitad del ciclo operativo?
Créalo en Grupos con una fechaInicioRotacion en el pasado — un lunes donde puedas confirmar en qué turno estaba ese grupo. Luego asigna los colaboradores y verifica la Vista de Hoy para confirmar que todo esté correcto.
¿Cuántos colaboradores activos puedo tener?
No hay un límite técnico, pero el sistema está pensado para operaciones de hasta ~20 colaboradores activos por conveniencia visual en las vistas de turno.
¿Qué pasa si me equivoco en la fecha de inicio de rotación de un grupo?
Todos los turnos de ese grupo estarán desfasados. Edita el grupo y corrige la fecha. El sistema recalculará automáticamente todos los turnos. No se pierde ningún dato de asistencia anterior.